OBAVEŠTENJE O OBRADI PODATAKA KOJE SE ODNOSI NA POSLOVNE PARTNERE (KUPCE, DOBAVLJAČE, IZVOĐAČE, PODIZVOĐAČE, POSETIOCE) I NJIHOVE ZAPOSLENE

U svrhu zaključenja, odnosno izvršenja ugovora ili realizacije predugovornih aktivnosti, (kao što su, na primer: dostavljanje i prihvat ponude), kako u postupku prodaje i nabavke robe i usluga, tako i u postupku uspostavljanja drugih vidova saradnje sa Vama kao našim kupcem, dobavljačem, pružaocem usluga, izvođačem, podizvođačem, posetiocem ili saradnikom, obrada podataka o ličnosti koji se na Vas odnosi i koje ste nam kao poslovni partner VI dostavili, bazira se na aktivnostima za zaključenje i/ili izvršenje ugovora u kom ste Vi ugovorna strana ili zaposleno lice u svojstvu ovlašćenog predstavnika našeg poslovnog partnera, i vrši se na Vaš zahtev.

Svrha prikupljanja i obrade podataka o ličnosti

Podatke o ličnosti poslovnih partnera i/ili njihovih zaposlenih i potencijalnih poslovnih partnera obrađujemo u sledeće svrhe:

Poslovne komunikacije: kada nas kontaktirate ili komunicirate s nama, npr. putem e-maila ili putem određene aplikacije ili kontakt obrasca na našem vebsajtu i kada nam se obratite sa određenim zahtevom obrađivaćemo podatke koje ste nam dostavili kako bismo Vas kontaktirali i postupili prema Vašem zahtevu, ili kako bismo sproveli određene aktivnosti neophodne pre zaključenja ugovora ili uspostavljanja drugog vida saradnje;

Izvršavanja ugovornih i zakonskih obaveza: u meri u kojoj je to potrebno, podatke o ličnosti obrađivaćemo radi izvršavanja ugovornih obaveza i ostvarivanja svojih prava, (vezano za isporuku robe, prijem robe, izvedenost radova, rešavanje reklamacija, i dr. zahteva, slanja obaveštenja)  i radi ispunjavanja zakonskih obaveza koje se odnose na vođenje i čuvanje poslovne dokumentacije, finansijskih izveštaja, i dr. računovodstvenih isprava i evidencija, radi ispunjavanja obaveza u skladu sa poreskim propisima, u svrhu interne ili finansijske revizije, u svrhu izveštavanja prema državnim organima u skladu sa važećim propisima, u svrhu kontrole i/ili odgovora na zahteve državnih organa.

Kontrole i unapređenja kvaliteta: od Vas možemo da tražimo povratne informacije o zadovoljstvu našim proizvodima ili pruženim uslugama od strane naših zaposlenih.

Ostvarivanje pravnih zahteva koje imamo prema Vama ili odbrana od Vaših zahteva. Vaše podatke o ličnosti takođe možemo koristiti radi ostvarivanja naših prava prema Vama, ili za odbranu od Vaših zahteva koji proizlaze iz ili su u vezi sa našim poslovnim odnosom.

Vrste podataka o ličnosti koje prikupljamo

Prikupljamo samo one podatke o ličnosti koji su nam nužni za ostvarenje navedenih svrha. U zavisnosti od okolnosti, to može uključivati sledeće podatke:

Lične podatke za kontakt kao što su:  ime i prezime, adresa, elektronska pošta, broj telefona;

Podatke o poslovnim kontaktima kao što su: adrese privrednih subjekata, poslovne elektronske adrese i broj telefona,

Lične podatke kao što su: pol, datum rođenja i jedinstveni matični broj građana, preuzimanje i kopiranje vaših ličnih dokumenata (ne za sva lica, i ne sve navedene podatke),

Informacije o plaćanju kao što su: broj bankovnog računa i zahteva za naknadu troškova i plaćanja i sl. radi izvršavanja ugovora;

 Informacije o funkciji koju obavljate kao što su: poslovi koje obavljate, sektor, sedište i nadležnosti, ukoliko se pojavljujete u funciji lica ovlašćenog za potpisivanje ugovora ili njegovo izvršavanje, i druge podatke o ličnosti koji su nam neophodni za izvršenje naših ugovornih obaveza.

Podatke mogu koristiti samo lica koja su kod rukovaoca angažovana na poslovima sistematizovanim u okviru organizacionih celina u čijoj je nadležnosti uspostavljanje poslovne saradnje sa poslovnim partnerima  i koja imaju posebna ovlašćenja i pristup ovim podacima, kao i lica koja donose odluke o poslovnoj saradnji.

Obrada osetljivih podataka o ličnosti

Obradu određenih podataka o ličnosti za koje se smatra da su osetljive prirode, vršićemo u slučajevima  propisanim važećim zakonima (poput: nastanka incidenta  u svrhu pružanja neophodne medicinske ili druge pomoći, kao i u postupku sprovođenja aktivnosti u vezi osiguranja od rizika i odgovornosti), a iz razloga koji se strogo odnose na pravilno izvršavanje obaveza koje imamo, na način i u meri u kojoj to propisuju važeći zakoni.

Izvori iz kojih prikupljamo podatke o ličnosti

Vaše podatke o ličnosti možemo prikupljati iz sledećih izvora:

Direktno od Vas (putem obrazaca, e-maila, telefona, mobilnog telefona, lično kroz razgovor s Vama);

Od drugih lica (npr. lica zaposlenih ili na drugi način angažovanih od strane Vašeg poslodavca sa kojim imamo zaključen ugovor). U takvim slučajevima pouzdamo se u to da su osobe koje nam dostavljaju Vaše podatke o ličnosti ili daju uputstva za njihovu obradu za to i ovlašćene te da su Vam dale sva potrebna obaveštenja, odnosno pribavile Vaše odobrenje ako je isto potrebno;

Iz javno dostupnih izvora (npr. Registra Agencije za privredne registre, katastra nepokretnosti i drugih javno dostupnih informacija).

U slučaju kada nam dajete podatke o ličnosti drugih lica, Vaša je odgovornost da osigurate da je lice čije ste nam podatke dali sa time upoznato i da prihvata način na koji koristimo te podatke o ličnosti.

Rok čuvanja podataka

HBIS GROUP Serbia čuva Vaše podatke o ličnosti do isteka zakonskog roka čuvanja, odnosno do isteka roka neophodnog za izvršenje ugovora ili dok za to postoji legitiman interes, odnosno važeća saglasnost ili pristanak. HBIS GROUP Serbia neće čuvati Vaše lične podatke duže nego što je to nužno i zakonito, jer će ih obrađivati isključivo u svrhe za koje je navedene podatke prikupio.

Marketinška obaveštenja

HBIS može poslati i obaveštenja u svrhe direktnog marketinga.

Takva obaveštenja šaljemo samo onim primaocima koji, uzimajući u obzir poslovni odnos sa nama, opravdano mogu da očekuju prijem takvih obaveštenja, te stoga imamo legitimni interes za takav vid komunikacije sa Vama. Smatramo da naši poslovni partneri razumno mogu da očekuju da ih informišemo o različitim događajima, određenim novinama i/ili promenama i sličnim okolnostima koje mogu uticati na njihovo poslovanje ili im na drugi način mogu biti od interesa.

Takođe, možemo Vas kontaktirati u svrhu organizovanja zabava i sprovođenja određenih događaja, anketa, analiza tržišta i drugih promotivnih aktivnosti.

Ni u kom slučaju nećemo proslediti Vaše podatke o ličnosti trećim licima u svrhe oglašavanja ili za potrebe marketinga bez vašeg pristanka.

Prikupljanje podataka online

Prikupljamo samo one podatke o ličnosti koje nam dobrovoljno ustupite kao posetioci putem interneta.

Posetioci našeg poslovnog prostora

U našem poslovnom prostoru uspostavljene su mere bezbednosti, uključujući video nadzor  i sistem kontrole pristupa poslovnim objektima.

U našem poslovnom prostoru na vidnim mestima istaknuta su obaveštenja da je poslovni prostor pod video nadzorom. Zabeleženi snimci čuvaju se na sigurnom mestu i pristupa im se prema potrebi (npr. radi razmatranja incidenta koji se desio).  Video zapisi se  automatski brišu posle izvesnog vremena, osim ukoliko postoji drugačiji zahtev ovlašćenih lica (kao npr.  obezbeđenje dokaza za vođenje sudskih i drugih postupaka u slučaju otuđenja imovine i sl).

Posetioci i izvođači se prijavljuju na protokolu, a  dobavljači se prijavljuju na ulaznoj kapiji. Evidenciju o svim posetama čuvamo tokom određenog perioda i ona se čuva na sigurnom mestu i pristupa joj se prema potrebi (npr. radi razmatranja incidenta koji se desio).  Oslanjamo se na naš legitimni interes, a to je da obezbedimo zaštitu i sigurnost zaposlenih i drugih lica u našem poslovnom prostoru.

Ako ste nam dali Vašu saglasnost, imate pravo da tu saglasnost povučete u bilo kom trenutku, za jedan ili za sve prethodno navedene obrade, bez navođenja razloga, pismenim zahtevom.

Prava u vezi sa zaštitom Vaših podataka o ličnosti:

Pravo na opoziv pristanka – Lice na koje se podaci odnose ima pravo da opozove pristanak u svakom trenutku. Opoziv pristanka ne utiče na dopuštenost obrade koja je vršena na osnovu pristanka pre opoziva. Pre davanja pristanka lice na koje se podaci odnose mora biti obavešteno o pravu na opoziv, kao i dejstvu opoziva. Opozivanje pristanka mora biti jednostavno, kao i davanje pristanka.

Pravo na pristup – Lice na koje se podaci odnose ima pravo da od rukovaoca zahteva informaciju o tome da li obrađuje njegove podatke o ličnosti i pristup tim podacima, odnosno uvid u te podatke, kao i informacije  o svrsi obrade, o vrstama podataka o ličnosti koji se obrađuju, o primaocu ili vrstama primalaca kojima su podaci o ličnosti otkriveni ili će im biti otkriveni, o predviđenom roku čuvanja podataka o ličnosti, ili ako to nije moguće, o kriterijumima za određivanje tog roka, o postojanju prava da se od rukovaoca zahteva ispravka ili brisanje njegovih podataka o ličnosti, prava na ograničenje obrade i prava na prigovor na obradu, o pravu na kopiju, o pravu da se podnese pritužba Povereniku, i o postojanju postupka automatizovanog donošenja odluke, uključujući profilisanje.

Pravo na ispravku i dopunu – Lice na koje se podaci odnose ima bezuslovno pravo na ispravku netačnih i dopunu nepotpunih podataka o ličnosti.

Pravo na brisanje – Lice na koje se podaci odnose ima pravo da zahteva da se njegovi podaci o ličnosti izbrišu od strane rukovaoca. Rukovaoc  je dužan da bez nepotrebnog odlaganja izbriše prikupljene podatke u roku koji je utvrđen i  u slučajevima kada podaci o ličnosti više nisu neophodni za ostvarivanje svrhe  zbog koje su prikupljeni ili na drugi način obrađivani.

Rukovalac je dužan da obavesti sve primaoce kojima su podaci o ličnosti otkriveni o svakoj ispravci ili brisanju podataka o ličnosti ili ograničenju njihove obrade u skladu sa zakonom, osim ako je to nemoguće ili zahteva prekomeran utrošak vremena i sredstava.

Pravo na ograničenje obrade – Lice na koje se podaci odnose ima pravo da se obrada njegovih podataka o ličnosti ograniči od strane rukovaoca ukoliko lice na koje se podaci odnose osporava tačnost podataka o ličnosti, u roku koji omogućava rukovaocu proveru tačnosti podataka o ličnosti, ukoliko je obrada je nezakonita, a lice na koje se podaci odnose se protivi brisanju podataka o ličnosti i umesto brisanja zahteva ograničenje upotrebe podataka, ukoliko rukovaocu više nisu potrebni podaci o ličnosti za ostvarivanje svrhe obrade, ali ih je lice na koje se podaci odnose zatražilo u cilju podnošenja, ostvarivanja ili odbrane pravnog zahteva, ukoliko lice na koje se podaci odnose je podnelo prigovor na obradu, a u toku je procenjivanje da li pravni osnov za obradu od strane rukovaoca preteže nad interesima tog lica.

Pravo na prenosivost podataka – Lice na koje se podaci odnose ima pravo da njegove podatke o ličnosti koje je prethodno dostavilo rukovaocu primi od njega u strukturisanom, uobičajeno korišćenom i elektronski čitljivom obliku i ima pravo da ove podatke prenese drugom rukovaocu bez ometanja od strane rukovaoca kojem su ti podaci bili dostavljeni, ako je obrada je zasnovana na pristanku ili na osnovu ugovora i ako se obrada vrši automatizovano. Ovo pravo obuhvata i pravo lica da njegovi podaci o ličnosti budu neposredno preneti drugom rukovaocu od strane rukovaoca kojem su ovi podaci prethodno dostavljeni, ako je to tehnički izvodljivo.